Табель обліку робочого часу – зразок заповнення

Заповнення табеля обліку робочого часу відповідальна робота. Табель це важливий документ для обліку використання робочого часу та нарахування заробітної плати.

Як заповнювати табель обліку робочого часу?

Табель можна заповнювати вручну, створивши чи завантаживши бланк табеля, або за допомогою програми для створення табелів обліку робочого часу. Розглянемо на прикладі як заповнюється табель обліку робочого часу. Візьмемо бланк табеля обліку робочого часу № П-5. Бланк виглядає наступним чином.Бланк табеляВ даному прикладі заповнення табеля обліку робочого часу розглянемо табель за січень 2017 року.

Почнемо заповнення з основних даних. У шапці потрібно вказати:

  • назву установи/підприємства
  • відділ (якщо цей табель відображає всіх працівників підприємства/установи – відділ вказувати не потрібно, замість цього можна додати стовпчик у таблицю з назвою відділу)
  • дату, за яку заповнюється табель
  • ПІБ та посаду керівника (вказувати не обов’язково)
  • Код ЄДРПОУ

Також у шапці таблиці потрібно відкоригувати кількість днів у місяці. В нашому випадку у січні 31 день, а в шаблоні за замовчуванням вписано 30 днів, тому додаємо 31 число.

Шапка табеляЯкщо не потрібні деякі колонки таблиці, їх потрібно видалити (наприклад коли установа не наукова, не потрібні науковий ступінь та вчене звання). Видаляємо або приховуємо колонку «Науковий ступінь, вчене звання» та розширюємо колонку «П.І.Б., Посада».

Табель видалення колонкиПерейдемо до заповнення даних про працівників. В таблиці, у першому стовпчику, вказуємо порядковий номер працівника в цьому табелі, у другому – табельний номер працівника, у третьому – стать, а в четвертому – ПІБ працівника, посаду та ставку (якщо потрібно).

Табель заповнення основних даних

Наступним кроком буде заповнення інформації про використання робочого часу. Спочатку відмітимо в таблиці всі вихідні та святкові дні. Вихідні дні у січні – це 1, 7, 8, 14, 15, 21, 22, 28 та 29 числа, відмічаємо їх знаком «Х» або «-». У січні два святкових дня – 1 січня (Новий рік) та 7 січня (Різдво), обидва свята припадають на вихідний день, тому, згідно статті 67, Кодексу законів про працю України: «У випадку, коли святковий або неробочий день (стаття 73) збігається з вихідним днем, вихідний день переноситься на наступний після святкового або неробочого.». В нашому випадку таких перенесень два, з 1 січня на 2 та з 7 на 9 січня, відповідно до цього відмічаємо у табелі 7 та 9 січня – вихідними.

Табель заповнення вихіднихДалі відмічаємо неявки (відпустки, лікарняні, прогули, тощо). Наприклад, співробітник Тищенко О.І. була у основній щорічній відпустці з 16 по 20 січня. Відмічаємо її відпустку у табелі в клітинках навпроти 16-20 чисел, у нижньому рядку буквою «В» (див. умовні позначення в табелі обліку робочого часу), а в верхньому кількість годин (в нашому прикладі робочій день 8 годин, а у Тищенко О.І. ставка 0,3 – рахуємо кількість годин 8*0,3=2,4). А Вуйко В.О. працює за тимчасовим графіком на 4х денному робочому тижні з додатковим вихідним п’ятницею, тому відмічаємо для нього всі п’ятниці кодом «НД» та символом «Х» замість кількості годин.

Табель заповнення відпустокКоли всі неявки відмічені – заповнюємо порожні клітинки кількістю відпрацьованих годин. В Україні встановлено 40 годинний робочий тиждень (ст. 50 КЗпП), відповідно до цього тривалість робочого дня при п’ятиденному робочому тижні становить 8 годин на день, але на деяких підприємствах/установах може бути встановлений інший робочий графік і, відповідно, інша кількість робочих годин на день. Також законом встановлено, що тривалість робочого дня напередодні святкового скорочується на 1 годину (ст. 53 КЗпП). Керуючись цими законами заповнюємо відпрацьований час у табелі. В нашому випадку Тищенко О.І. працює за ставкою 0.3, а А Вуйко В.О – за ставкою 0.5 (для нього робочий день буде 8*0.5=4 години). Заповнюємо вільні клітинки таблиці, в нижньому рядку ставимо код «Р» (Години роботи, передбачені колдоговором, докладніше у статті табель обліку робочого часу – умовні позначення), а в верхньому кількість годин (для Тищенко О.І. – 2,4, для Вуйко В.О – 4). Звертаємо увагу, що в нашому випадку дні напередодні святкових ми не скорочуємо. В першому абзаці статті 53 КЗпП сказано: «Напередодні святкових і неробочих днів (стаття 73) тривалість роботи працівників, крім працівників, зазначених у статті 51 цього Кодексу, скорочується на одну годину…», а в статті 51 КЗпП сказано як встановлюється скорочений робочий час. Тобто при вже скороченому робочому часі, дні напередодні святкових, не скорочуються на 1 годину.

Табель заповення робочого часуВ правій частині таблиці необхідно підрахувати кількість відпрацьованих днів та кількість неявок. Рахуємо для кожного співробітника кількість відпрацьованих днів (кількість робочих днів) та кількість відпрацьованих годин (суму відпрацьованих годин по всім дня місяця) і вписуємо отримані цифри у стовпчик «відпрацьовано за місяць». Простіше спочатку порахувати кількість днів, а потім помножити цю кількість днів на кількість робочих годин в день, але при такому розрахунку слід враховувати, що деякі дні можуть бути скорочені (від результату необхідно відняти скорочені години). Також треба враховувати ставку працівника, якщо вона відмінна від 1, тоді і кількість робочих годин потрібно скорочувати відповідно до ставки. В нашому прикладі співробітник Тищенко О.І. відпрацювала 15 днів, враховуючи її ставку (ставка 0.3, при 8 годинному робочому дні, вона працює 2.4 години на день) рахуємо кількість відпрацьованих годин за місяць 15*2.4=36 годин. Вписуємо розраховані результати (15 днів та 36 годин) у відповідні клітинки у колонці «Відпрацьовано за місяць». Аналогічно рахуємо для Вуйко В.О (ставка 0.5 – робочий день 4 години), він відпрацював 16 днів та 64 години – заповнюємо відповідні клітинки.

Далі рахуємо кількість відпусток, Тищенко О.І. була у відпустці з 16 по 20 січня (5 днів) при 2.4 годинному робочому дні (8 годин повний робочий день та ставка 0.3) – це 5*2.4=12 годин. У Тищенко О.І. була основна щорічна відпустка, тому, згідно умовних позначень, вона має буквений код «В» та цифровий код «8». Знаходимо у правій частині таблиці колонку з кодом 8, це перша колонка (коди 8-10). У випадку коли в одного співробітника буде дві або більше різних відпусток, ті які входять в одну групу необхідно додати, наприклад основна (коди «В» та 8) та додаткова (коди «Д» та 9) входять до першої колонки «коди 8-10», тому їх необхідно додати. Заповнивши всі неявки треба підрахувати сумарну їх кількість та записати її у відповідні клітинки у колонці «всього неявок».

Табель заповнення неявок

Заповнивши дані про працівників переходимо до заповнення даних про відповідальних осіб. Під таблицею необхідно вказати відповідальну особу, яка складає табель, керівника структурного підрозділу та працівника кадрової служби. Якщо табель складає не окрема особа, а керівних структурного підрозділу або працівник кадрової служби, то поле «Відповідальна особа» та/або «керівних структурного підрозділу» необхідно прибрати. Наприклад, коли табель заповнює працівник кадрової служби треба залишити тільки одне поле «працівник кадрової служби». У бланку заповнюємо тільки ПІБ та посади відповідальних осіб, а дата заповнюється від руки при візуванні табелю.Табель заповнення відповідальних осіб

Після заповнення табель друкується, візується та передається до бухгалтерії.