Порядок ведення табелю обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу (Табель) – це документ обліку відпрацьованого робочого часу на підприємстві. У табелі відображаються всі працівники підприємства чи установи та заповнюються відмітки про використання робочого часу за певний період (переглянути всі позначки в табелі робочого часу), як правило за календарний місяць.

Завантажити табель робочого часу, бланк П-5.

Ведення табеля обліку робочого часу

Згідно вимог законодавства (глав IV — VII КЗпП) роботодавець зобов’язаний вести облік використаного робочого часу за допомогою табеля. Табель необхідно вести в установах, на заводах, в організаціях та навіть для малих підприємств (лист Мінпраці №140/13/116-10 від 13.05.2010). Для зручності табель створюється в електронному вигляді, але ведеться також і в паперовому вигляді. Вести табель тільки в електронному вигляді заборонено. Дуже легко і зручно створювати та вести табелі обліку робочого часу у програмі Easy Timesheet.

Табель веде, як правило, бухгалтер або працівник кадрової служби, але, якщо підприємство велике, табелі можуть вести відповідальні особи у кожному із підрозділів. За необхідністю можна ввести спеціальну посаду «табельник» – людина, яка відповідає за табелі на всіх працівників підприємства.

Табелюються всі працівники, навіть прийняті на сезонну (лист Мінпраці №36-211 від 01.06.2005) роботу або тимчасово працюючі, але фізичні особи, працюючі за цивільно-правовим договором, не табелюються.

Згідно до Наказу Держкомстату України № 489 від 05.12.2008, рекомендованою формою табелю є форма № П-5. Вона містить основні дані обліку робочого часу. Виходячи с того, що форма П-5 є рекомендованою – ії можна змінити під потреби того чи іншого підприємства або установи (лист Державного комітету статистики №17/1-25/ж-61/10/59 вiд 19.03.2010).

Право перевірки наявності табеля покладено на Державну інспекцію України з питань праці.

Зразок заповнення табелю обліку робочого часу

Положення про ведення табельного обліку

З огляду на те, що на законодавчому рівні не затверджено ніяких положень або роз’яснень про ведення табельного обліку, кожне підприємство може розробити свої положення про ведення табельного обліку. В яких самостійно може визначити порядок складання, ведення та візування табелів обліку робочого часу, відповідно до своїх внутрішніх нормативних документів.

Термін зберігання табелів обліку робочого часу

Наказ Міністерства Юстиції України № 578/5 від 12.04.2012 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» визначає перелік типових документів та встановлює строки зберігання цих документів. Відповідно до ст. 408 наказу, та­бе­лі обліку використання робочого часу повинні зберігатися 1 рік. Але у випадках, коли працівник працює в шкідливих умовах (ст. 445, ст. 685) табелі необхідно зберігати 75 років.

Коригуючий табель

Інформація у готових табелях може виявитись не актуальною. Така ситуація часто буває коли працівник не виходить на роботу кілька днів з причини хвороби. До його виходу на роботу, під час хвороби, в табелі проставляють «Неявки з нез’ясованих причин» (НЗ), а коли працівник приносить лікарняний лист – потрібно виправити табель, змінивши НЗ на ТН (Оплачувана тимчасова непрацездатність). Правила ведення табелів забороняють вносити виправлення в готові і підписані табелі. Для внесення таких змін необхідно створювати коригуючий табель. Він створюється тільки на тих працівників, дані про яких треба відредагувати.

До коригуючого табелю зазвичай додається службова записка відповідальної за ведення табеля особи. У цій записці коротко пояснюються причини, за якими складено коригувальний документ (надано листок непрацездатності за минулий період, відкликаний лікарняний, тощо).

На підставі коригуючого табеля, при необхідності, проводиться перерахунок нарахованої зарплати.